Fördelen med ett ärendehanteringssystem

För företag som regelbundet hanterar många olika ärenden i form av till exempel kundtjänstförfrågningar, avvikelser eller reklamationer kan ett optimerat ärendehanteringsystem vara värt sin vikt i guld. Om allt fungerar som det skall kan det resultera i ökad resurseffektivitet, färre fel och snabbare hantering. Men vad är egentligen ett ärendehanteringssystem?

rapporteringssystem

Syftet med ett ärendehanteringsystem är att stödja och administrera hanteringen av olika ärendeprocesser. Det kan helt enkelt se till att rätt kommunikation kommer till rätt person som sedan i sin tur genomför rätt uppgift.  Ett av de vanligaste och enklaste exemplen är hantering av ärenden på en kundtjänst.

En kund ringer in till kundtjänsten och vill ha hjälp med sin produkt eller tjänst som har gått sönder. Problemet går inte att lösas direkt i samtalet och måste då skickas vidare till en tekniker. Detta sker i ärendehanteringssystemet där all nödvändig information skickas vidare till nästa instans som sedan får ta över. Då ärendet är i systemet och är tilldelat en medarbetade eller arbetsgrupp går det inte att missa eller tappa bort ärendet på samma sätt som om till exempel mail skulle använts. Det går dessutom mycket bättre att följa upp vad som har hänt om något väl skulle gå fel.

Ärendehantering kan dock användas i många många fler fall än detta. Så gott som alla uppgifter som kan beskrivas som ett ärende och process kan dra nytta av ett eget system.

 

This entry was posted in Tips.