Förvara viktiga dokument och produkter

shutterstock_83643307
I dagens näringsliv sker alltmer av vår kommunikation och dokumentation över internet:e-post, sms och bifogade dokument. Fler och fler väljer att spara sina dokument utanför företaget, i molnet. Samtidigt börjar fler och fler bli medvetna om vilka säkerhetsrisker det innebär: med jämna mellanrum kommer det avslöjanden om hur enkelt det är att både läsa och manipulera den information vi skapar, trots brandväggar och kryptering.

För den information som är vital och verksamhetskritisk kan det därför vara värt att följa de säkerhetsrutiner som länge gällt på företag och myndigheter: hemlig information ska förvaras under säkra former som du själv och företaget har total kontroll över. Kanske ska inte fakta om företagets framtidsprojekt ligga på en server i molnet i ett annat land? Dessutom finns det fortfarande mycket som behöver skyddas som inte kan lagras i en server: kontanter, smycken, vapen mm.

Om du har information, handlingar och värdesaker som du vill förvara säkert, så finns det fortfarande bara ett fullgott alternativ, kassaskåpet.

Kassaskåp
När vi vill ha något som skyddar oss mot brand och inbrott är ett kassaskåp vad de flesta av oss tänker på. Det är dock en benämning som idag inte används så ofta, istället skiljs skåpen åt med andra namn, exempelvis: säkerhetsskåp, värdeskåp, stöldskyddsskåp och dokumentskåp. Dessa har olika klassificeringar och certifieringar vilka visar hur hur bra skyddet är avseende brand och stöld.

Säkerhetsskåp är ett kassaskåp som främst ska skydda mot stöld. Vanligen har det inget brandskydd och du kan försäkra upp till ett basbelopp för innehållet i skåpet. (Används för t ex nycklar, tobak och medicin)

Värdeskåp är vad du behöver när du vill skydda guld, ädelmetaller, kontanter och viktiga nycklar. Det uppfyller högre krav för inbrott och den brandklass som gäller för dokumentskåp.

Stöldskyddsskåp är ett mellanting mellan värdeskåp och säkerhetsskåp. Det har inte lika hög säkerhet mot inbrott som värdeskåpet, men har vanligen samma brandklass som dokumentskåp.

Dokumentskåp. Det här är också ett sorts kassaskåp: det är huvudsakligen avsett för dokumentförvaring, men även för lagring av datamedia. Om datamedia förvaras bör de få extra skydd med en speciell insatsbox.

Vapenskåp. De vapen som är licenspliktiga måste enligt lag förvaras i ett vapenskåp. Det är ett säkerhetsskåp som är speciellt byggt för vapen: understiger vikten 150 kg måste skåpet sättas fast i byggnadsstommen eller förses med vikter så att det inte kan flyttas.

Gör framgång på mässan

Har du planer på att delta på någon framtida mässa med ditt företag? Det är en optimal möjlighet att hitta kunder och ges utrymme att få visa upp din produkt eller tjänst för marknaden.

Rekognoscera innan

Om du väl har bestämt dig för att försöka hitta någon lämplig mässa finns det vissa saker man bör tänka på och planera noggrant för att få ett bra och givande resultat av ditt deltagande. På sajten Redaktionen kan man få tips om hur man bäst förbereder sig inför en mässa, bland annat uppmanas man som företagare att besöka den mässa man planerar att delta på året innan för att bilda sig en klar uppfattning om platsen och på så sätt kunna bedöma var man helst ska ha sin monter för att nå ut med sitt budskap.

Se till att synas

Att synas är viktigt, därför bör man se till att ha rätt typ av profilprodukter med på mässan med företagets logga tryckt på. Du kan till exempel förbereda en goodiebag till besökaren i form av en gympapåse med företagets logga centralt placerad. Dessutom ska man lägga vikt vid att ha rätt displaymaterial så att företagets monter syns bland alla mässans aktörer.

När man väl anmält sig till en mässa är det verkligen viktigt att se till att få en bra plats. Även om stora företag som oftast har bokat de absolut bästa platserna finns det alltid relativt bra platser över till mindre företag. När det kommer till själva montern så är det bästa att hålla den tämligen enkel utan för mycket information som gör besökaren förvirrad. Erbjuder du tjänster så fokusera på en eller några tjänster, du behöver inte presentera hela ditt innehåll, säljer du produkter gäller samma sak.

Skaffa lagerlokal

Utöka företagets varukapacitet med en lagerlokal. Det finns några saker att tänka på när man letar efter och har skaffat sin lokal. Här nedan ser du våra bästa tips när du år ute på jakt. 

Skaffa lokal du behöver sen, inte nu

Kanske låter lite konstigt, men det lönar sig faktiskt att skaffa en lokal som är större än man för tillfälligt behöver. Tanken är ju att lokalen ska kunna hålla alla dina varor och om du betalar för en lokal som rymmer ditt lager nu så kommer det nog vara för litet om några år. Och då måste du göra om alla steg igen och flytta alla varor till ett större lager.

Bättre att det är lite för stort och därmed betala för dessa tomma ytor just nu för då vet du att det finns plats för ditt företag att växa.

Inredningen

Alla lokaler behöver inredning, likaså lagret. Här ska man stapla produkterna man säljer. Därmed måste man har smart inredning där allting har en given plats. Fundera ut ett bra system för att katalogisera varorna och fundera hur dessa ska förvaras. Ska det packas på pallar eller upp på höga hyllor? Kanske borde varorna som ni säljer minst av ligga högst upp och de populäraste nära till hands.

Om du väljer att stapla på höjden måste det finnas ett smidigt sätt att nå varor längst upp. Och inredningen ska inte täcka all yta. det måste även finnas gångar och arbetsytor. Samt måste man tänka över hur breda gångarna ska vara: ska det få plats en truck eller flera stycken i lagret? Hur många kommer att arbeta där samtidigt?

Dessa frågor ska man ställa sig både före och efter man skrivit kontrakt på en passande lokal. Med eftertanke och smart planering kan man få ett smidigt och fungerade lagersystem som hjälper företaget framåt.

Fungerande kontor

För att ett företag ska lyckas och bli lönsamt är det bland annat viktigt att ha ett kontor som fungerar på ett bra sätt, vilket kan påverkas av flera olika faktorer.

Kontor

Dator- och IT-utrustning – Att ha välfungerande utrustning är a och o för att ett kontor ska fungera på ett bra sätt. Idag är datorer det absolut främsta arbetsredskapet på i stort sett alla kontor. Av den anledningen kan det vara värt att kanske lägga lite extra på bra datorer och annan form av IT-utrustning. Även om det kanske kostar lite extra vid inköpstillfället så lönar det sig definitivt i längden att ha välfungerande datorer som alltid fungerar, eftersom tid som alla vet i slutändan är lika med pengar.

Utrustning – Annan typ av utrustning som underlättar arbetet på ett kontor på olika sätt är också viktigt. Det kan handla om till exempel kalendrar, post-it-lappar, pennor och papper med mera. Även om man i huvudsak arbetar med datorn så använder man sig faktiskt också av andra hjälpmedel med jämna mellanrum.

Möbler – Möblerna är ytterligare en viktig komponent på ett kontor inte minst för atmosfären och arbetsmiljön. Genom att ha stolar, skrivbord och hyllor som känns nya och fräscha blir det också trevligare att gå till kontoret om morgonen, vilket gör att man arbetar bättre och mer effektivt, vilket i sin tur gynnar lönsamheten.

Utrusta kontoret

Att utrusta en arbetsplats oavsett om det är ett kontorslandskap eller ett hemmakontor skiljer sig inte särskilt mycket. Utöver skrivbord, datorstolar, hyllor och arkivpärmar finns det en mängd andra saker som är nödvändigt att ha i kontoret.

KontorHär kommer därför en guide med beskrivning av vad som med fördel bör finnas i ditt kontor. Andra tips för hur du kan inreda ditt kontor på bästa möjliga sätt hittar du här

Kulspetspennor – det finns nog ingenting på en arbetsplats som används mer flitigt än pennor. Det alla kontor borde ha är ergonomiska kulspetspennor med ett bra och komfortabelt grepp.

Post-It lappar – den klassiska Post-It lappen har räddat många möten genom åren. De är oumbärliga som påminnelser på skrivbordet eller kylskåpet. Post-It lappen är den ultimata kontorsprodukten för alla medarbetare på kontoret. Det är enkelt att strukturera mappar och papper genom att använda olika färger.

Anteckningsböcker – med datorer och smartphones är det lätt att förbise en så viktig kontorsprodukt som ett anteckningsblock utgör. Att klottra ner anteckningar för hand är alltid det snabbaste sättet! Här på Kalenderkungen.se hittar du marknadens kanske bästa anteckningsböcker och kalendrar.

Utskriftspapper – vissa kontor använder tonvis med papper varje år. Främst är det till skrivaren och kopiatorn. Det är inte alls ovanligt att dokument och avtal som skrivs ut kan innehålla över tio sidor. Därför är det viktigt att ha en pappersdepå och alltid hålla ett öga på när pappret börjar ta slut så man har tid att beställa in nytt.

Dokumentförstörare – även på mindre kontor förekommer det ofta viktiga handlingar som ska förstöras. Därför är en dokumentförstörare en god investering, som ser till att viktiga uppgifter inte hamnar i fel händer.

Dokumentskåp – det finns ju också papper som man vill spara men som inte ska hamna i fel händer. Då behövs ett dokumentskåp där man kan låsa in företagshemligheter, projektplaner och olika ekonomiska redovisningar. Skaffa gärna ett som är brandsäkert så även olyckor och katastrofer inte kan komma åt dem.

Kaffemaskin – det är ett välkänt faktum att flera timmar framför en dator kräver flera koppar kaffe. Per person. Så en stor och pålitlig kaffemaskin är behövlig. Lägg till ett gäng koppar och en diskmaskin.

Fikarum – en liten större grej som inte kan köpas men varje kontor ska ha ett rum där man kan slappna av. Bäst om det fanns en kyl och frys så de anställda kan ställa in sina matlådor. Rummet borde ha bekväma stolar och hemtrevlig inredning. Här ska man kunna varva ner och äta lunch i lugn och ro.

Papperskorgar – lätt att förbise när man mest jobbar med datorer. Många uppskattar dock att anteckna på papper. Post it-lappar och anteckningspapper måste kastas någonstans så man kan hålla skrivbordet rent och snyggt.